Mutterschutz & Elternzeit
Eine Stammkraft fällt für 12 bis 18 Monate aus. Lieferanten verlieren ihren Ansprechpartner, RFQs verzögern sich, Verträge laufen unbemerkt aus. Eine Junior-Vertretung braucht drei Monate Einarbeitung, die Sie nicht haben.
Interim-Einkauf · Deutschlandweit
Vertretung im Einkauf.
Vertretung im Einkauf.
Mit 24 Jahren
Vorsprung.
Senior-Interim-Management für den indirekten Einkauf. Bei Mutterschutz, Elternzeit, Krankheit und Projektphasen. Ohne Einarbeitungslücke. Mit Methoden, die Ihren Einkauf nachhaltig besser machen.
Wann es kritisch wird
Wenn der Einkauf eine Lücke hat, kostet Stillstand mehr als Vertretung.
Drei Szenarien, in denen mittelständische und große Unternehmen typischerweise zu uns kommen, weil interne Umverteilung, Leiharbeit oder Aussitzen keine seriösen Optionen mehr sind.
Krankheit & ungeplante Ausfälle
Krankheit, Kündigung oder Vakanz nach interner Beförderung, und das Tagesgeschäft staut sich. Bestellanforderungen bleiben liegen, Eskalationen häufen sich, Fachabteilungen werden unzufrieden.
Projektphasen & Peaks
ERP-Einführung, IT-Migration, M&A-Integration, Carve-out: Das Stammteam ist mit dem Projekt voll ausgelastet. Gleichzeitig muss das operative Einkaufsgeschäft weiterlaufen, ohne Qualitätsverluste.
Klartext
Warum klassische Lösungen oft scheitern.
Es gibt drei übliche Reaktionen auf eine offene Einkaufsstelle. Alle drei haben Schwächen, die selten offen ausgesprochen werden.
Herausforderung
Klassische Lösung
Beschaffungsexperts
Einarbeitungszeit
Leiharbeit oder Personalvermittlung liefert Mitarbeiter auf Sachbearbeiter-Niveau. Vier bis sechs Wochen Einarbeitung sind die Regel. Bei einer 12-Monats-Vertretung verschlingt das 30 % der Laufzeit.
Senior-Einkäufer mit 24 Jahren Berufserfahrung. Eigenständige Übernahme operativer Verantwortung ab Tag eins. Einarbeitungsbedarf beschränkt sich auf unternehmensspezifische Tools und Abläufe.
Belastung des Teams
Interne Umverteilung auf Kollegen. Klingt pragmatisch, führt aber zu Überlastung, sinkender Qualität und mittelfristig zu Unzufriedenheit und Folgekündigungen.
Externe Kapazität ohne Belastung des bestehenden Teams. Im Gegenteil: Entlastung, weil Liegengebliebenes nicht zur internen Mehrarbeit wird.
Vertrag & Risiko
Arbeitnehmerüberlassung bringt arbeitsrechtliche Risiken (AÜG-Konformität, Equal-Pay-Regelung, Höchstüberlassungsdauer 18 Monate).
Reiner Dienstvertrag. Keine Arbeitnehmerüberlassung. Keine Höchstdauer. Flexibel einsetzbar, es wird stundengenau abgerechnet. Sollte kein Bedarf bestehen, kann der Vertrag ruhen. Für den Auftraggeber gibt es kein finanzielles Risiko.
Methoden & Marktwissen
Klassische Vertretungen bringen das mit, was zufällig in der jeweiligen Person steckt. Methoden, Vorlagen und Marktkenntnis hängen am Einzelnen und gehen mit dem Vertragsende verloren.
24 Jahre Einkaufserfahrung fließen ins Mandat ein: erprobte Vorlagen für Ausschreibungen, Lieferantenbewertungen und Vertragsstrukturen, dazu aktuelles Marktwissen aus parallelen Mandaten in unterschiedlichen Branchen.
Unser Ansatz
Drei Säulen, die eine Interim-Vertretung von einer Leiharbeit unterscheiden.
01
Senior-Expertise vom ersten Tag
24 Jahre Erfahrung im Einkauf, Schwerpunkt indirekter Einkauf in mittelständischen und großen Unternehmen. Wir übernehmen die Vorbereitung von Ausschreibungsunterlagen, die Erstellung von Lieferantenlisten, Angebotsauswertungen, Lieferantenverhandlungen und die Stakeholder-Kommunikation ohne Lernkurve. Sie zahlen für Erfahrung, nicht für Einarbeitung.
02
KI-gestützte Effizienz
Eigenentwickelte KI-Workflows für Spend-Analysen, Lieferantenrecherche, Marktvergleiche und RFQ-Vorbereitung. Was eine klassische Vertretung in Tagen erledigt, läuft bei uns in Stunden. Sie erhalten als Nebenprodukt eine sauber dokumentierte Datenbasis, die auch nach Ende des Mandats Bestand hat.
03
Skalierbare Kapazität
Bei Bedarf erweitern wir den Service um Backoffice-Kapazität für standardisierbare Routineaufgaben wie Datenpflege, Stammdatenanlage und Angebotsvergleiche. So decken wir auch Auftragsspitzen ab, ohne dass Sie eine zweite Vertretung einstellen müssen.
Warengruppen indirekter Einkauf
Wo wir operative Verantwortung übernehmen.
Schwerpunkt sind die typischen indirekten Warengruppen mittelständischer und großer Unternehmen. Bei Bedarf auch Mischvertretungen, die direkten und indirekten Einkauf abdecken.
IT-Einkauf
Software, Hardware, Cloud, SaaS-Lizenzen, IT-Services, Telekommunikation
Marketing & Agenturen
Kreativagenturen, Mediaeinkauf, Druck, Messen, Werbemittel
Facility Management
Reinigung, Sicherheit, Catering, Wartung, Energie, Mietnebenkosten
Fuhrpark & Mobility
Leasing, Dienstwagenrichtlinien, Tankkarten, Mobilitätsbudgets
Beratungsleistungen
Unternehmensberatung, Steuer, Recht, HR-Consulting, Interim-Management
Travel & Events
Geschäftsreisen, Hotelrahmenverträge, Tagungen, Incentives
Office & Verbrauch
Bürobedarf, Verbrauchsmaterial, Arbeitsplatzausstattung, Hygiene
HR & Personal
Recruiting-Dienstleister, Weiterbildung, Personalvermittlung, Zeitarbeit
Wer dahintersteckt
24 Jahre Einkauf. Operative Verstärkung, nicht nur Beratung.
Hinter Beschaffungsexperts steht die Stein Unternehmenslösungen GmbH mit Sitz in Mainz. Unser Hintergrund: 24 Jahre Erfahrung im Einkauf, davon der Großteil mit Schwerpunkt indirekter Einkauf, von der Sachbearbeitung über strategische Warengruppenarbeit bis zur Einkaufsleitung auf Zeit.
Was uns von einer reinen Beratung unterscheidet: Wir übernehmen operativ. Wir bereiten Ausschreibungen vor, recherchieren und bewerten Lieferanten, werten Angebote aus, verhandeln und treffen Entscheidungen innerhalb der Befugnisse, die Sie uns einräumen. Was uns von einer reinen Leiharbeit unterscheidet: Wir bringen 24 Jahre Methoden- und Marktwissen mit. Und wir nutzen technische Werkzeuge, um Routinearbeiten zu automatisieren, statt sie nur abzuarbeiten.
Das Ziel jedes Mandats ist nicht nur, Ihre Vakanz zu überbrücken. Es ist, dass die Person, deren Stelle wir vertreten, in einen besseren Einkauf zurückkehrt als den, den sie verlassen hat.
Beschaffungsexperts · Stein Unternehmenslösungen GmbH
Häufige Fragen
Was Entscheider vor der ersten Anfrage wissen wollen.
Wie schnell können Sie eine Einkaufsvertretung starten?
Umgehend nach Beauftragung. Da wir als Senior-Berater einsteigen, entfällt die typische Einarbeitungsphase von vier bis sechs Wochen, die bei Junior-Leiharbeit zur Regel gehört.
Arbeiten Sie remote oder vor Ort?
Wir arbeiten 100 % remote oder hybrid. Eine hybride Konstellation kann einzelne Termine mit Stakeholdern oder Lieferanten vor Ort beinhalten. Eine durchgehende Anwesenheit vor Ort beim Auftraggeber ist nicht Teil unseres Modells.
Was kostet ein Interim-Einkäufer?
Die Kosten richten sich nach Stundenumfang, Komplexität der Warengruppen und Vertragsdauer. Bei einer Halbtagsstelle über mehrere Monate sind Konditionen möglich, die unter den internen Vollkosten einer festangestellten Einkäuferin liegen (Bruttogehalt zzgl. Lohnnebenkosten, Arbeitsplatz, Tools, Recruiting), ohne Risiko der Arbeitnehmerüberlassung. Konkrete Preise nennen wir gerne im Erstgespräch, sobald der Bedarf klar ist.
Welche Einkaufssysteme und Tools nutzen Sie?
Erfahrung in SAP MM, SAP Ariba, Coupa, Onventis, Jaggaer sowie in gängigen ERP- und Bestellsystemen. Bei kundeneigenen Systemen erfolgt die Einarbeitung in den ersten Tagen. Zusätzlich nutzen wir eigene KI-gestützte Werkzeuge für Spend-Analysen und Lieferantenrecherche, die bei Bedarf auch im Kundenkontext zum Einsatz kommen.
Wie unterscheiden Sie sich von einer Personalvermittlung oder Zeitarbeit?
Personalvermittlungen liefern Mitarbeiter, häufig auf Junior- oder Sachbearbeiterniveau, mit entsprechender Einarbeitungszeit und arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen (AÜG, Equal Pay, Höchstüberlassungsdauer). Wir kommen als Senior-Berater mit 24 Jahren Einkaufserfahrung, übernehmen operative Verantwortung ab Tag eins und bringen Methoden zur Prozessoptimierung mit. Vertraglich ist es ein Dienstvertrag, kein Arbeitsverhältnis, ohne Höchstüberlassungsdauer.
Was geschieht nach Rückkehr der Stammkraft?
Strukturierte Übergabe in Form einer Dokumentation aller laufenden Vorgänge, Lieferantenstände und Prozessverbesserungen, die während des Mandats umgesetzt wurden. Auf Wunsch begleiten wir die Rückkehr mit einer kurzen, definierten Übergangsphase, meist zwei bis vier Wochen mit reduziertem Stundenvolumen.
Decken Sie auch IT-Einkauf ab?
Ja. IT-Einkauf (Software, Hardware, Cloud-Services, SaaS-Lizenzen, IT-Dienstleistungen, Telekommunikation) ist eine unserer Kern-Warengruppen im indirekten Einkauf. Inklusive Lizenzverhandlung mit großen Anbietern und Verständnis für die typischen Fallstricke bei Cloud- und Subscription-Verträgen.
Übernehmen Sie auch fachliche Führung?
Ja, die fachliche Führung kleinerer Einkaufsteams gehört zu unserem Erfahrungsspektrum. Bei der Vertretung einer Sachbearbeiterstelle ist das in der Regel nicht erforderlich, bei der Vertretung einer Einkaufsleitungsposition selbstverständlich Teil der Aufgabe.
Kontakt
Ein Gespräch, kein Vertragsabschluss.
Schreiben Sie uns kurz, worum es geht. Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden mit einem Terminvorschlag für ein unverbindliches Erstgespräch von 30 Minuten, telefonisch oder per Video.
Sitz
Mainz · deutschlandweit tätig
Träger
Stein Unternehmenslösungen GmbH